يعتقد البعض أن عملية إدارة المخزون للمتاجر الالكترونية من المهام السهلة والبسيطة، ولكن الحقيقة إنها مهمة معقدة للغاية تتطلب الكثير من التركيز والمهارات، وفي هذا المقال سنقوم بتوضيح كل ما يلزم معرفته عن هذه الخدمة، من التقنيات والأساليب المتبعة لإدارة المخزون إلى الأمثلة عليها والعديد من الأمور الأخرى المتعلقة بهذا الشأن.
ماهي عملية إدارة المخزون؟
تُعرف عملية إدارة المخزون للمتاجر الالكترونية بأنها تنظيم وتنسيق وترتيب المخزون من المنتجات والبضائع ووضعها في مستودعات تخزين خاصة بها، بحيث تساعد العملية على تحديد نوع البضائع المطلوبة من الشركات أو المتاجر الإلكترونية، وكميتها، ووقت شحنها وتوصيلها.
وتتضمن إدارة المخزون تتبع المنتج من لحظة الحصول عليه حتى بيعه إلى المستهلك، وخلال تلك الدورة فإن هناك العديد من الإجراءات الإدارية التي يجب القيام بها لضمان تحقيق النجاح، ومن أهمها تحديد التقنية السليمة لإدارة المخزون بحيث تتناسب مع رغبات العملا.
تفاصيل مهمة حول إدارة المخزون؟
- يتحول المخزون إلى إيرادات فقط بعد بيه.
- يقيد المخون كنوع من الأصول في الميزانية العمومية قبل بيعه وتحوله الى نقد.
- ونتيجة لذلك فإن وجود كمية كبيرة من المخزون يعد أمرًا مكلفًا يحد من التدفق النقدي.
- معدل دوران المخزون هو أحد المقاييس الفعالة المستخدمة لإدارة مستودعات التخزين، ويعني تحديد عدد المرات التي قامت الشركة أو المتجر الإلكتروني من خلالها ببيع واستبدال المخزون خلال فترة زمنية معينة.
- يجب على الشركات والمتاجر جعل مبيعاتها أكبر من مخزونها.
- يمكن أن يؤدي انخفاض معدل دوران المخزون إلى إنتاج ما يعرف بالمخزون الراكد، أو المخزون غير المباع.
أهمية عملية إدارة المخزون
لا تحظى إدارة المخزون باهتمام كبير لدى كثير من أصحاب المتاجر الإلكترونية، إذ يُنظر إليها كعنصر جانبي في إدارة المتجر أو الشركة.
والحقيقة أن إدارة المخزون لا تقل أهمية عن الجوانب الإدارية الأخرى، إن لم تكن أهمها. فأي خطأ في إدارة المخزونات قد يؤدي إلى تعطل المبيعات وتوقف المتجر الإلكتروني عن البيع. هذه بعض الفوائد التي ستجنيها أن أحسنت إدارة مخزون متجرك:
تقليل التأخر في الشحن:
كثير من المتاجر الإلكترونية والشركات التي تبيع منتجاتها عبر الإنترنت بالسعودية تأخرت في تسليم منتج لأنها باعته وهي لا تعلم أنه قد نفد من مخزونها.
ولذلك إدارة المخزون للمتاجر الالكترونية ستساعدك على معرفة حالة المخزون أولًا بأول. وهذا سيقلل احتمال أن تبيع منتجات غير موجودة في المخزن.
تخفيض تكلفة التخزين:
إن عرفت كيف تدير مخزونك، فستضمن توفر المخزون على الدوام، خاصة في أوقات الذروة وأوقات المواسم. وهذا يعني التقليل من المخزون الذي يشغل مساحة كبيرة في التخزين ويزيد التكاليف.
زيادة المبيعات:
تقلل إدارة المخزونات من مشكلة نفاذ المنتجات، وذلك عندما ينفذ منتج معين من المخزون، وقد تتعطل تجارتك ولا يكون بمقدورك بيعه للمشترين.
وفي حال تكررت هذه المشكلة، ستخسر العديد من فرص البيع المحتملة لمتجرك أو شركتك، وربما تخسر عملاء أيضًا.
التفوق على المنافسين:
كما ذكرنا سابقًا، فسوء إدارة المخزون يزيد التكاليف ويضاعف حالات التأخر في الشحن. كل هذا يضعف تجربة المستخدم ويقلص هامش الأرباح.
ويعاني من هذه المشكلة الكثير من منافسيك، لذا إن نجحت في حلها وتجاوزتها، ستكسب المنافسة وتعزز من مكانة وضعك التنافسي في السوق.
التقدير الصحيح لتكلفة المنتج:
تقدير المنتجات من الأمور المرهقة لأصحاب المتاجر الإلكترونية. لأن عليهم أن يأخذوا بالحسبان عوامل كثيرة، منها تكلفة تخزين المنتجات، وتوفير البيئة الملائمة لكل منتج عن الآخر.
ولذلك يُنصح بالاستعانة بشركة متخصصة في مجال إدارة المخزون مثل شركة بريميوم للخدمات اللوجستية، وهي شركة تقدم العديد من خدمات التخزين وعلى رأسهم إدارة المخزونات لضمان الحفاظ عليها لحين تسليمها للمكان المطلوب.
ماهي مزايا إدارة المخزون لدى شركة بريميوم؟
تعتبر القدرة على تلبية طلبات الموردون وزيادة الأرباح ميزتين رئيسيتين لإدارة المخزون، إلى جانب توفير المال. ويساعد فهمك لمحتويات مستودعات تخزين المنتجات على إدارة المخزون للمتاجر الالكترونية بشكل أفضل، بحيث ستعرف كم تملك من البضائع، وما قيمتها، وأين يتم تخزينها، وبالتالي ستتجنب تكديس المنتجات وتقليل كميتها وهو ما يقلل من النفقات بالتأكيد.
كما يمكنك الاحتفاظ بمخزون أقل في كل موقع بحيث تستطيع سحب البضائع من أي مكان تريده لتلبية الطلبات، ومميزات أخرى مثل:
- تعزيز التدفق النقدي: تضمن الإدارة الفعالة للمخزون تدفق المال في الشركة بشكل دائم، حيث يتم إنفاقه على المخزون الذي يشتريه العملاء.
- إرضاء العملاء: ضمان الحصول على البضائع والمنتجات التي يرغبون فيها على الفور وهو أحد الطرق الأساسية التي تساعد في كسب إخلاص العملاء.
أهم التحديات التي تواجه إدارة المخزون
هناك العديد من التحديات التي تواجه عملية إدارة المخزون وأهمها: وجود الكثير من المخزون، أو عدم وجود مخزون كافٍ في المخازن، أو عدم معرفة كمية البضائع الموجودة في المخزون ومكان وضعها، بينما تشمل التحديات الأخرى ما يلي:
- الحصول على معلومات دقيقة عن المخزون: بدون معرفة معلومات دقيقة عن المنتجات، فلن تستطيع تحديد الوقت المناسب لإعادة شراء المزيد منها وتعويض ما تم بيعه.
- العمليات الأساسية غير الفعالة: الإجراءات التقليدية القديمة أو اليدوية يمكن أن تبطئ عملية إدارة المخزون وتجعلها أكثر عرضه للأخطاء.
- تغير طلبات العملاء وتوجهاتهم: وهو أمر طبيعي ودائم الحدوث، فإن لم تكن قادرًا على مواكبة تفضيلات العملاء وتحديد اتجاه السوق كيف ستستطيع تحديد متى ولماذا تتغير رغباتهم.
- عدم استغلال المستودعات بشكل جيد: وهو ما يضيع الكثير من الوقت والجهد، وذلك من خلال عدم الترتيب والتنسيق الجيد ومعرفة أماكنها من بداية تخزينها.
كيف تتم عملية إدارة المخزون ؟
تختلف طريقة ادارة المخزون من شركة إلى أخرى، هناك من يبدأ بتحضير المنتجات عند الطلب ومن ثم إرساله إلى المورد، وهناك من يبدأ بتحضير المنتجات بناءً على توقعاته أو خبراته المسبقة لحركة السوق فيسارع بتحضير المواد الخام والمكونات الضرورية ليكون جاهزًا.
ويُظهر ذلك أهمية تحليل أنماط المبيعات وتفضيلات المستهلكين ورغباتهم في إدارة المخزون وضمان سير العملية بالشكل الأمثل.
ويتم تتبع حركة البضائع خلال عملية التصنيع بدءًا من المورد وصولًا إلى المستهلك عن طريق شركات إدارة المخزون المتقدمة مثل بريميوم للخدمات اللوجستية، بينما يتم متابعة استلام المخزون وتغليفه وتعبئته وشحنه عن طريق إدارة المخزون في المستودعات.
أسباب صعوبة إدارة المخزون
إدارة مخزون المنتجات ليست من الأمور البسيطة، ويمكن أن تستنزف وقتك وجهدك وأموالك إن لم تعرف كيف تتعامل معها. هذه بعض أسباب المعوقات والصعوبات التي تواجه أصحاب المتاجر الإلكترونية والشركات في إدارة محزونهم:
صعوبة العثور على المخزن الملائم
أول عائق قد تواجه في إدراة مخزونك هو العثور على المخزن المناسب لتخزين منتجاتك. ينبغي أن تتوفر في المخزن كل الشروط اللازمة لضمان تخزين آمن وفعال بأقل التكاليف، مثل:
- القرب من العملاء: إن كنت تبيع في منطقة جغرافية محددة، فعليك البحث عن مخزن قريب من تلك المنطقة لتخفيض تكاليف الشحن والوقت.
- معايير التخزين: تختلف معايير التخزين حسب نوع المنتج. فبعض المنتجات والبضائع تتطلب درجة حرارة أو رطوبة خاصة. وبعضها يحتاج إلى تهوية مستمرة، ولذلك يجب أن تتوفر في المخزن أو المستودع كل المعايير الضرورية لتخزين منتجاتك.
- النظافة العامة: النظافة من الأمور الهامة في عملية التخزين. آخر ما تريده هو شحن وتوصيل منتجات تالفة أو مغبرة إلى العملاء.
- الأمان والحماية: إن كنت تبيع منتجات ثمينة، فقد تتعرض لمحاولات سرقة مؤكدة. أحرص على أن يكون المخزن آمن وتحت مراقبة دائمة.
صعوبة تحقيق التوازن في المخزون
تطلب عملية إدارة المخزون توازنًا دقيقًا. لأنك إن لم توفر باستمرار الكمية الكافية من مخزون المنتجات، فقد تنفذ في أي وقت، وهذا يعني أن مبيعاتك ستتعطل. أو قد يشتري العميل المنتج رغم نفاده من المخزون لتجد نفسك في ورطة كبيرة وغير قادر على تسليم الطلب.
ويكون التحدي الأكبر الذي يواجه أصحاب المتاجر الإلكترونية والشركات هو تحقيق التوازن في المخزن. ينبغي أن يتوفر المنتج في المخزن بما يكفي حتى لا ينفذ. لكن دون مبالغة في التخزين حتى لا تزداد كلفة التخزين أو تفسد المنتجات.
تعدد مستودعات التخزين
تخزين بعض المتاجر الإلكترونية منتجاتها في عدة مستودعات تخزين. صحيح أن الأمر قد يساعد المتجر على تقريب المنتجات من المشترين وتسريع تسليم المشتريات. إلا أنه يصعب إدارة المخزون ويجعلها أكثر تعقيدًا. في حال لم تكن تعتمد على نظام متخصص في إدارة مخزون المنتجات، ستصبح الإدارة كابوسًا حقيقيًا.
إدارة المنتجات المرتجعة
من الأمور المزعجة في مجال التجارة الإلكترونية هو مشكل المرتجعات. بعض المشترين قد لا يعجبهم المنتج ويقرروا إعادته، ماذا ستفعل في هذه الحالة؟ هل ستعيد المنتج إلى الشركة المصنعة؟ أم ستعيده إلى المخزن؟
عليك أن تقرر كيفية التعامل مع المنتجات المرتجعة. وتأخذ هذا الأمر في الحسبان عند التعاقد مع المورد أو شركة الشحن والتوصيل.
وعند الاستعانة بشركة رائدة في مجال إدارة المرتجعات. مثل شركة بريميوم للخدمات اللوجستية ستتلاشى كل هذه الصعوبات، وذلك لأن بريميوم تقدم خدمات إدارة بكفاءة لإدارة المنتجات المرتجعة وكيفية التعامل معها دون المساس بسمعة المتجر أو الشركة.
أسئلة شائعة
كيف يمكنني ضمان سلامة المنتجات أثناء فترة التخزين؟
نضمن لك السلامة التامة لكافة أنواع منتجاتك. وذلك لأننا نوفر لكل منتج البيئة الملائمة له للحفاظ عليه لأطول فترة ممكنة دون تلف.
ماهي المخزونات التي تقوم بريميوم بتخزينها وإدارتها؟
نقوم بتخزين كافة المنتجات والبضائع ونوفر لهم الحماية لحين موعد التعبئة والتغليف والشحن والتوصيل للمكان للمحدد.
هل توفر بريميوم خدمة إدارة المخزون والمرتجعات للشركات الصغيرة؟
نعم، نوفر خدماتنا في إدارة المخزون والمرتجعات للشركات الصغيرة والمتوسطة والمتاجر الإلكترونية وكافة المؤسسات التي تستخدم التجارة الإلكترونية. تواصل معنا عبر الواتس اب
